1. Previo al evento.
2. En el evento.
3. Posterior al evento.
Preparación de Proyecto y Presupuesto del Evento.
Petición de Solicitud de Acreditación a la Agencia “Laín Entralgo” y/ó Seaformec, consiguiendo el mayor nº de créditos posibles y seguimiento del mismo si se solicitara.
Reserva de la Sede del mismo negociando las mejores ofertas calidad/precio.
Reserva de alojamiento de los asistentes- delegados, ponentes y médicos.
Logística de viaje, alojamiento y desplazamiento de todos los asistentes, delegados, ponentes y médicos.
Contacto permanente con los Ponentes tanto nacionales como extranjeros para coordinar sus viajes.
Contratación de: caterings (cena, cocktails y comidas, cafés) azafatas y autobuses.
Logística de transfers de asistentes y/ó ponentes a la sede y hoteles.
Diseño gráfico de cartelería e imagen corporativa del Evento. Contratación de toda la cartelería necesaria (programas, dípticos, posters, rollers, enaras, faldones, etc…).
Contratación de medios audiovisuales, traducción simultánea, retransmisiones en directo, videoconferencias, sistema interactivo, etc…
Comunicación con prensa para publicidad del evento, si se solicitara y confección de reseñas para publicaciones relacionadas con la especialidad.
Publicidad en las diferentes web relacionadas con la especialidad.
Merchandaising. Gestión de compra de carteras, carpetas, regalos asistentes, etc… con envío a la sede del evento, recepción de mercancía, manipulación, entrega a los asistentes y ponentes.
Comunicación periódica con los organizadores.
Contacto permanente con todos los proveedores, intentando conseguir las mejores ofertas de los Servicios contratados.
Gestión de pago a ponentes nacionales e internacionales con expedición de documento de pago con IRPF desglosado, si se solicitara.
Gestión y contratación de actos culturales extra-congreso, si se solicitaran.
Tratamiento individualizado a todos los asistentes y ponentes intentando resolver todas sus dudas y problemas de logística.
Información periódica a los organizadores del evento.
Control permanente en el Evento “in situ” de toda la Logística con las personas suficientes en el lugar de la Secretaría Técnica.
Confección y entrega de acreditación para todos los participantes.
Hospitality desk en los Hoteles donde se alojen los asistentes y/ó ponentes.
Entrega de Documentación en el Evento durante todos los días de duración con el nº de personas adecuado para la óptima realización del mismo.
Colocación de señalización y cartelería (faldones, atriles, etc…)
Atención permanente a todos los asistentes para cualquier demanda que soliciten “in situ” como logística de viajes, tranfers, cualquier cambio de planes de viaje de última hora, etc…
Confección y colocación de “plicas” con los nombres de los ponentes y/ó moderadores.
Emisión y entrega de Acreditaciones a todos los Ponentes y/ó Moderadores.
Confección y entrega de Cuestionario de Satisfacción.
Control “in situ” de Salas (adornos, flores, etc…) audiovisuales (montaje, desmontaje, pruebas de video y audio, etc…) azafatas, caterings (sujetos a cambios de horarios, etc…)
Logística de recogida y devolución de la mercancía sobrante a los organizadores.
Pago a todos los Proveedores.
Informe final con la presentación de una Contabilidad Global por fecha de los gastos así como de las facturas recibidas.
Confección de un informe con la Evaluación de asistencia y Encuestas de satisfacción si se precisara.
